רוני דהןשוקלים להעביר את ניהול העסק שלכם לאונליין? קודם כל – נציין שמדובר בהחלטה מצויינת. אבל עכשיו נותרת השאלה מה זה בעצם אומר? עבור עסקים ואנשים פרטיים שונים המעבר העסקי לדיגיטל יכלול מרכיבים שונים. בקטע הבא נספר לכם עוד קצת על האפשרויות שהמעבר לאונליין יפתח עבור העסק הפרטי שלכם, וגם נזכיר כמה טיפים רלוונטים שכל בעל עסק חייב להכיר!
מה עושים בתוכנת אונליין לניהול העסק?
כדי לענות על השאלה הזאת, ראשית נציין כי לכל עסק דרישות שונות, ועל־כן כל עסק יזדקק "לפיצ'רים" דיגיטלים שונים. במבט רחב בשוק האינטרנטי שכיחות מספר פעולות בפלטפורמוט הדיגיטליות השונות, ובהתאם עליכם לבחור בפלטפורמה שתמלא את הצרכים הייחודים לעסק שלכם. נזכיר כמה פיצ'רים פופולרים:
- ניהול קשרי לקוחות (CMS ) – מעקב, טיפול ותיעוד אינטרנטי של פעולותיהם של לקוחות העסק הקבועים או המתחלפים
- ממשקים המחברים את מסמכי העסק הרלוונטים כמו הצעות מחיר והזמנות מוצרים למייל
- שירות לקוחות: שיבוץ קריאות כמו קישור לטכנאי, הפקת מסמכים עוקבים וכן שיבוץ מערכת שעות בענן נגיש ללקוחות (לעסקים רלוונטים)
- הנהלת חשבונות באינטרנט – הפקת חשבוניות ואו קבלות, דרישות לתשלום, ומעקב אחר הכנסות והוצאות
לאילו ממשקים דיגיטלים העסק שלי זקוק?
על־מנת להשיב על כך נציג מספר שאלות מפתח: האם יש לי עובדים כפופים? האם העסק שלי כולל קבלת לקוחות עקבית? והאם יש לי אתר או לחילופין אפליקציות טלפוניות שעליהן להתממשק עם דף ניהול העסק? תשובה שונה לכל אחת מהשאלות הללו עשויה להצביע על צרכים דיגיטלים שונים של העסק – צרכים עליהם נרחיב בחלק הבא.
עסק המקבל לקוחות למשל, יהיה זקוק לפלטפורמה דיגיטלית המציעה גם מערכת השתבצות לחלונות זמן רלוונטים. הדוגמה הקלאסית ביותר היא כמובן עסקים הנקשרים למכוני כושר וסטודיויים העובדים על בסיס כרטיסיות אימון: מערכת שעות דיגיטלית במקרה הנ"ל תאפשר ללקוחותיכם להשתבץ לחלונות האימון הרלוונטים עבורם, וכן תוכל לסנכרן את תשלום הלקוחות עם פתיחת אפשרויות ההרשמה עבורם.
במקרה של עבודה הדורשת מיכם ניהול ומעקב רציף אחר צוות עובדים ייתכן שתפיקו הנאה רבה משימוש במערכת המתממשקת עם תוכנות לניהול משימות עובדים. נציין כי חלק מהמערכות הדיגיטליות מגיעות עם התוסף הנ"ל, אך גם עבור אילו שאינן לרוב ניתן לסנכרן את התוכנות האינטרנטיות הרלוונטיות עם דף ניהול העסק בקלות.
חשבונית אונליין
ועכשיו לדובדבן שבקצפת – הנפקת חשבונית אונליין. הדבר השכיח ביותר שכל עסק זקוק לו זו מערכת המאפשרת הנפקת קבלות בדיגיטל. יתרה־על־כך זו מאפשרת גם את שליחתן ישירות למייל הלקוח וכן במקביל מאפשרת לכם לעקוב בהדיקות אחר ניהול החשבונות של העסק.
נוסיף כי בדומה לקבלות גם את הצעות המחיר, דרישות התשלום ובעצם את כל הפעולות הכספיות של העסק תוכלו לבצע בדיגיטל. כפי שציינו הפלטפורמה תעקוב אחר הוצאותיכם והכנסותיכם הרציפות. בצירוף ממשק המאפשר צירוף של חתימות דיגיטליות המתווסף בקלות אפילו תוכלו לנהל את העסק באופן מלא דרך האונליין.
