גל טוויטושנת 2023 כבר איתנו וכמו בכל תחילת שנה זהו זמן לשידוד מערכות ולבחינה מעמיקה של כלל הפעילויות בארגונים. בתוך כך, יש לבחון את החידושים והאלמנטים שנחוצים להתנהלות נוחה, יעילה, מסודרת וחסכונית בעשור השלישי של המאה ה- 21. לפניכם 3 דברים שממש כדאי שיהיו בארגון.
מערכת חתימה דיגיטלית
חתימות דיגיטליות, הנקראות לעיתים גם חתימה אלקטרונית, מהוות מרכיב אינטגראלי במעבר לעבודה אונליין ללא ניירת. המשמעות של מערכת חתימה דיגיטלית היא שניתן להמיר כל מסמך וטופס שקיים על מחשבי הארגון לפורמט דיגיטלי, למשל טופס 101 מקוון, טופס 116, טפסים של הוצאות רכש, הזמנות עבודה, הסכמי עבודה וכיוצא בזאת. את המסמכים ממירים בתוך שניות ספורות ומכאן והלאה ניתן לשלוח אותם למילוי וחתימה אונליין, בלי צורך בהדפסות, סריקות, תיוקים ידניים וכדומה. למערכות חתימה דיגיטלית יש יתרונות רבים, ובהם הגברת הסדר והארגון, חיסכון בהוצאות על ניירת וציוד משרדי, הגברת הפריון בעבודה ושביעות הרצון, חיסכון עצום בזמן עבודה ובטעויות אנוש, וכן תרומה לאיכות הסביבה ושמירה על תדמית מתקדמת וירוקה.
תוכנה טובה לניהול פרויקטים
תוכנות לניהול פרויקטים מאפשרות לנהל את הפעילות השוטפת בתחומים שונים, כגון כוח אדם, מכירות ושיווק, עיצוב ועוד. כיום קיימות כמה וכמה תוכנות מובילות בתחום הנותנות מענה מצוין לתעדוף של משימות והתנהלות מאורגנת, עם חבילות המתאימות לצרכיהם של ארגונים שונים. בין היתר, הן מאפשרות הענקת גישה חלקית או מלאה לגורמים שונים, להוסיף תעדוף ומשימה לפי הסדר שעליו החליט המשתמש, למדוד את זמן ביצוע המשימות בפרויקט, לשלוח משימות חדשות במייל למשתמשים הרלוונטיים, ועוד. את התוכנה יש להתאים לצרכים המיועדים לה, תוך התייחסות במספר האנשים שעומדים להשתמש בה, התקציב העומד לרשותו של הארגון למטרה זו, וכדומה.
לארגונים גדולים – מערכת BI ודשבורד ניהולי
בכל יום מצטברים בארגונים כמויות עצומות של מידע ממקורות חיצוניים ופנימיים, וקיים צורך להפכם למשאב, להבדיל מטביעה בתוך ים המידע. לכך נועדו מערכות BI המשמשות בעיקר ארגונים גדולים, אשר מסייעות באיסוף, ניטור, ניתוח, עיבוד והצגה של המידע לצורך קבלת תמונת מצב והחלטות ניהוליות. ממשק המשתמש של המערכות הללו הוא הדשבורד הניהולי, המסייע למקד את תשומת הלב על ההיבטים הרלוונטיים ביותר לניהול תקין ושוטף.
באמצעות מערכות אלו ניתן לבצע חקירה חופשית של מידע, להגיע לתובנות עמוקות, להשיג שיפור בתהליכים ספציפיים ובהתנהלות הכללית, ומכאן להגביר רווחיות ויעילות. כמו כן, המערכות מקטינות החלטות שגויות עקב אי הבנת נתונים ופספוס של בעיות או תקלות ארגוניות, על כל המשתמש מכך מבחינת החיסכון בזמן וכסף.
