גל טוויטותהליכי קליטת העובדים החדשים נוטים לגזול זמן רב מארגונים, וכרוכים בהתעסקות בירוקרטית מעייפת, הן לעובדים ובוודאי לאנשי מחלקת משאבי האנוש. ככל שמדובר בארגון יותר גדול ועם תחלופת עובדים יותר גבוהה, תהליכי הקליטה מתארכים, וזמן רב הולך לאיבוד על סוגיות טכניות, טעויות אנוש, מרדף אחר אישורים ועוד. את התהליך הזה ניתן להפוך ליעיל בהרבה, בעיקר באמצעות הפיכתו לדיגיטלי .
אוטומציה של תהליכי קליטת עובדים
כיום כבר יש מספר מערכות בישראל המאפשרות אוטומציה כמעט מלאה של קליטת עובדים. המערכות נבדלות זו מזו בתכונותיהן, אך נסביר את העיקרון הבסיסי. קודם כל, מה שהן מאפשרות הוא להפוך כל טופס שקיים בארגון לכדי טופס דיגיטלי, לרבות טפסים הקשורים לתהליך הקליטה – טופס הקליטה עצמו, טופס שיוכים לקופות גמל, טופס 116, טופס החתמה על ציוד, חוזה העסקה וכדומה. יש לציין כי בחלק מהמערכות טופס 101 כבר מובנה ולכן אין צורך בהן לבצע את ההמרה של הטופס לדיגיטלי.
המשמעות של הטופס הדיגיטלי, הוא שאין יותר נייר. כלומר, אחרי שממירים תוך שניות ספורות את הטופס לדיגיטלי, אפשר לשלוח אותו מעתה והלאה לכל כמות של נמענים, החל בעובד אחד ועד למאות. את הטופס שולחים בקישור לנייד או למייל של העובד. כעת, הוא ממלא אותו דרך הסמארטפון או המחשב, חותם עם העכבר או האצבע, והטופס נשלח ונכנסת אוטומטית לתיק שלו.
זה אומר שהעובדים הנקלטים לא צריכים להגיע למשרד כדי לקחת טפסים, או להוריד טפסים מהמייל, ואינם צריכים להדפיס אותם, לסרוק, לשלוח בחזרה לתיוק ידני במשרד וכדומה. בנוסף, הם יכולים למלא ולחתום על הטפסים מכל מקום ובכל זמן, ללא תלות בהימצאות ציוד משרדי.
בנוסף לכך, המערכת חוסכת הרבה התעסקות וטרחה, שכן היא מנחה את העובד שלב אחר שלב למילוי נכון ושלם של הטופס. למעשה, היא אינה מאפשרת להתקדם מבלי שמולאו כהלכה כל הפרטים, והיא גם אינה מאפשרת לשלוח מבלי שצורפו האישורים הנדרשים. את האישורים (כגון תעודת זהות, תארים וכדומה) יכול העובד לצרף על ידי העלאת קבצים אל הטופס וכן בצילום מהנייד. כמובן, גם מחלקת משאבי האנוש בארגון ממלאת את הפרטים הרלוונטיים מצידה בטופס, והכל בצורה דיגיטלית ומקוונת, ללא נייר.
להתנהלות הזו יש יתרונות רבים. היא מורידה חלק משמעותי מהנטל הרובץ על כתפי אנשי משאבי האנוש בעת קליטת עובד חדש , היא מפשטת ומזרזת את התהליך עבור העובדים, מאפשרת תהליך קליטה חלק בהרבה, חוסכת עלויות של ציוד משרדי, יותר ידידותית לסביבה, נותנת רושם של ארגון המתקדם עם הזמן והטכנולוגיה, ועוד.
